| Codice | 377 |
|---|---|
| Denominazione Figura | operatore/operatrice per l'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l'accoglienza e le informazioni |
| Denominazione Sintetica | addetto alla segreteria |
| Settori di riferimento | trasversale |
| Ambito di attività | amministrazione e gestione |
| Livello di complessità | gruppo-livello A |
| Descrizione | Organizza e gestisce l'accoglienza, i flussi informativi in entrata ed in uscita, la registrazione, la protocollazione e l'archiviazione dei documenti, la redazione di testi e l'organizzazione di riunioni e trasferte. |
| Tipologia Rapporti di lavoro | Si tratta normalmente di un rapporto di lavoro dipendente. |
| Collocazione contrattuale | Il livello contrattuale della figura varia a seconda del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di riferimento per il settore in cui la figura professionale opera. |
| Collocazione organizzativa | Si tratta di una professionalità che è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni, e può avere diversi livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione in contesti diversi: da addetto front office o addetto battitura testi o centralinista o addetto protocollo fino a segretaria di direzione o responsabile di segreteria. |
| Opportunità sul mercato del lavoro | Le prospettive occupazionali e le possibilità di carriera orizzontali e verticali dipendono dalle condizioni del mercato del lavoro locale relative al settore di riferimento della figura professionale. Si sottolinea comunque che, proprio per il carattere di trasversalità che la caratterizza, la figura professionale presenta buone opportunità di trasferibilità da un settore economico ad un altro. |
| Percorsi formativi | Conosce l'organizzazione aziendale, l'office automation, Internet e la posta elettronica; sa conversare direttamente o per telefono in lingua inglese (o in altre lingue straniere quando è specificamente richiesto dalla posizione). In genere presiede anche la gestione dell'archivio documentale aziendale. Possiede capacità organizzative per preparare, seguire e documentare incontri di lavoro ed eventuali viaggi d'affari. Conosce il linguaggio specifico, sia in italiano che nella lingua straniera richiesta, per stendere verbali e fare resoconti di riunioni e conferenze. |
| Fonti documentarie | Repertorio Regionale delle Figure Professionali della Regione Toscana |
| Indice di Occupabilità | Nessun indice specificato per la figura selezionata. |
| Repertorio ISCO 1988 |
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| 411 - Secretaries and keyboard-operating clerks |
| 413 - Material-recording and transport clerks |
| 414 - Library, mail and related clerks |
| 419 - Other office clerks |
| ISTAT Professioni |
| 4.1.1.1 - Dattilografi, stenodattilografi |
| 4.1.1.2 - Operatori su macchine di calcolo e di elaborazione dati |
| 4.1.1.3 - Operatori su macchine per la riproduzione di documenti ed assimilati |
| 4.1.1.4 - Personale di segreteria |
| 4.1.1.5 - Personale addetto allo smistamento di materiali e documenti |
| 4.1.1.6 - Personale addetto agli affari generali |
| 4.1.1.7 - Personale addetto alla ricezione di materiali e documenti |
| 4.1.2.1 - Aiuto contabili e assimilati |
| 4.2.2.1 - Addetti all'accoglienza ed assimilati |
| 4.2.2.3 - Centralinisti e telefonisti |
| Codice UC - 1638 | |
|---|---|
| Denominazione AdA | accoglienza |
| Descrizione della performance | assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti aziendali coinvolti |
| Capacità/Abilità |
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| Conoscenze |
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| Codice UC - 1639 | |
|---|---|
| Denominazione AdA | gestione dei flussi informativi |
| Descrizione della performance | acquisire e registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita |
| Capacità/Abilità |
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| Conoscenze |
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| Codice UC - 1640 | |
|---|---|
| Denominazione AdA | registrazione ed archiviazione documenti |
| Descrizione della performance | acquisire e registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all'archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l'accesso all'archivio dei documenti |
| Capacità/Abilità |
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| Conoscenze |
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| Codice UC - 1641 | |
|---|---|
| Denominazione AdA | redazione testi e comunicazioni formali |
| Descrizione della performance | redigere comunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti |
| Capacità/Abilità |
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| Conoscenze |
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| Codice UC - 1642 | |
|---|---|
| Denominazione AdA | organizzazione di riunioni e trasferte |
| Descrizione della performance | definire ed aggiornare il calendario degli appuntamenti, predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali; gestire la prenotazione e l'acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti |
| Capacità/Abilità |
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| Conoscenze |
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