"Il tempo è denaro". Sebbene coniato nel 1748, il vecchio detto è ancora oggi uno dei princìpi cardine nei circoli economici. L'efficienza in termini di tempo e, in misura crescente, quella delle risorse sono alcune delle molte pressioni che le aziende operanti oggi in Europa si trovano ad affrontare, spesso costringendole a fare di più con risorse limitate.
La mancanza di un ordine del giorno, le digressioni e il mancato approfondimento dei risultati sono degli avvenimenti comuni nelle riunioni d'ufficio di oggi, ma allo stesso tempo tali risultati sono essenziali per raggiungere scopi e obiettivi. I lavoratori stimano che un quarto del tempo passato nelle riunioni è sprecato. Con il lavoratore medio di un ufficio che passa 16 ore alla settimana in riunioni, è fondamentale che le organizzazioni, in particolare le PMI, abbiano gli strumenti adeguati per sfruttare la conoscenza e le decisioni generate nelle riunioni.

Per affrontare questo fatto misterioso, alcuni ricercatori provenienti da Spagna, Svizzera, Regno Unito e Germania si sono riuniti nell'ambito del progetto collaborativo DOCUMEET.
Il team mira a progettare una piattaforma integrata che permetterà alle organizzazioni di pianificare e gestire meglio le loro riunioni e di documentare, divulgare, cercare e applicare facilmente le conclusioni di ogni riunione.

I ricercatori hanno iniziato identificando gli ostacoli che le PMI incontrano. Una risposta comune è stata la mancanza di una struttura organizzata per supportare la registrazione delle riunioni. Gli intervistati hanno sottolineato che i verbali di registrazione delle riunioni sono costosi in termini di risorse umane e raramente vengono distribuiti come si deve o integrati nella base di conoscenza dell'azienda. Questo significa che le idee chiave vanno perdute, le decisioni non hanno un seguito e le riunioni devono essere ripetute.

Sebbene la trascrizione e la gestione delle riunioni sia supportata da vari prodotti disponibili sul mercato, la maggior parte delle PMI non riesce ancora a sfruttare le soluzioni complete, affidabili e convenienti che forniscono una documentazione automatica delle riunioni. Per raggiungere questo obbiettivo, la piattaforma DOCUMEET registrerà, trascriverà, riassumerà e documenterà automaticamente le riunioni usando un'unità di registrazione dedicata. Nella piattaforma sono integrati riconoscimento vocale automatico evoluto, adattamento al parlatore e un paradigma di riassunto.

Anche se il mercato potenziale per DOCUMEET include qualsiasi organizzazione che tiene riunioni, il prodotto sarà inizialmente mirato a chi fornisce le sale riunioni e ai centri affari.
I partner del progetto sperano che le PMI in tutta Europa, e in particolare quelle che operano nei mercati rappresentati dal consorzio, saranno in grado non solo di integrare DOCUMEET nelle loro sale riunioni e nella loro offerta di servizi ma anche di generare profitti del valore di oltre 5 milioni di euro per il consorzio dopo 5 anni.
DOCUMEET è un progetto collaborativo europeo finanziato dalla Commissione europea con ben 1 147 925 euro, e gestito dall'Agenzia esecutiva per la ricerca nell'ambito della Ricerca a beneficio delle PMI del Settimo programma quadro.       -          
Sito di riferimento: http://cordis.europa.eu/projects/rcn/105801_it.html